Aktivitas dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (3)

Aktivitas-aktivitas Dalam Knowledge Management

Inisiatif dan aktivitas dalam Knowledge Management (KM)

Dengan pertimbangan bahwa dinamika pasar global yang selalu berubah dan kompetisi yang semakin sengit, organisasi perlu mendongkrak sumber daya intelektualnya supaya mengurangi hilangnya asset intelektual yang disebabkan karena karyawan yang keluar dari organisasi, serta mengurangi cost dengan cara mengurangi banyaknya waktu yang digunakan oleh organisasi untuk memecahkan berulang-ulang problem yang sama.

IDC memperkirankan bahwa cost yang ditanggung oleh suatu organisasi dengan 1000 karyawan, untuk menemukan knowledge yang mereka perlukan di dalam organisasi tersebut, waktu yang terbuang yang digunakan untuk mencari knowledge yang belum atau tidak dimiliki mereka, dan membuat knowledge baru dari knowledge yang sudah ada tetapi tidak tersimpan, bisa mencapai $ 6 juta per tahun.  Disamping itu, knowledge sudah dipandang sebagai satu sumber daya yang sangat penting untuk menghasilkan value di dalam organisasi modern. Contohnya, perusahaan bisa menggunakan business intelligence (BI) untuk menemukan berbagai peluang dan kemudian membuat program-program yang menghasilkan revenue untuk memanfaatkan BI tersebut. Dalam beberapa jenis profesi yang memerlukan skill yang tinggi, seperti ilmu kedokteran, menggunakan knowledge dari best practices sangatlah penting ketika menghadapi situasi genting antara hidup-dan-mati. Memang jenis masalah pada situasi semacam inilah yang telah membawa ke suatu usaha sistematis menuju kelahiran KM. Antara awal 2001 and awal 2003, perusahaan-perusahaan amerika telah memecat 3.6 juta karyawan (tidak termasuk yang pensiun). Sembilan belas persen para baby-boomers (kelahiran 50an) yang ada di posisi eksekutif, administrative, atau posisi manajerial  akan segera pensiun pada tahun 2008. Ketika orang keluar dari organisasi, asset knowledge ikut pergi bersama mereka; seperti (joke) kata Taylor (2001), “Asset intelektual memiliki kaki”. :)

Suatu survey dari KPMG Peat Marwick tentang berbagai perusahaan Eropa pada tahun 1998 menemukan bahwa hampir separuh dari perusahaan-perusahaan melaporkan adanya kemunduran yang parah karena hilangnya orang-orang kunci. Sama halnya, survey dari Cranfield University yang dilakukan pada tahun yang sama menemukan bahwa mayoritas dari perusahaan-perusahaan percaya bahwa banyak knowledge yang mereka perlukan sebenarnya ada di dalam organisasi tetapi untuk menemukannya dan meningkatkannya adalah suatu tantangan tersendiri.

Sebagian besar inisiatif Knowledge Management (KM) memiliki satu dari tiga tujuan ini: 1) supaya knowledge bisa tersedia, tampak dan terlihat sehingga bisa diakses banyak orang, biasanya bisa berupa maps (peta), yellow pages, dan hypertext (html); 2) mengembangkan suatu kultur yang kental dengan knowledge; atau 3) membangun infrastruktur knowledge. Ketiga tujuan tersebut tidak saling terpisah satu dengan yang lainnya, dan memang, banyak perusahaan mencoba ketiganya sebagai bagian dari inisiatif KM.

Beberapa aktivitas dan proses diseputar Knowledge management (KM) adalah menciptakan knowledge, membagi atau menyebarkan knowledge, mencari, dan menggunakan knowledge. Berbagai macam istilah juga sudah biasa digunakan untuk menjelaskan proses-proses tersebut. Yang lebih penting adalah bahwa adanya pemahaman mengenai bagaimana knowledge mengalir di dalam suatu organisasi.

Knowledge Creation

Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan) adalah memunculkan wawasan-wawasan baru, ide-ide baru, atau rutinitas-rutinitas baru. Nonaka menggambarkan knowledge creation sebagai interaksi antara tacit dan explicit knowledge seperti spiral yang terus menerus berkembang demikian juga knowledge juga terus bergerak diantara berbagai level individu, kelompok, dan organisasi. Ada empat jenis ‘mode’ dalam knowledge creation yaitu ‘socialization’, ‘externalization’, ‘internalization’, dan ‘combination’. Socialization mengacu pada proses pengubahan tacit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru melalui interaksi sosial dan pengalaman berbagi bersama diantara anggota organisasi (misalkan, mentoring). Combination mengacu pada penciptaan explicit knowledge baru dengan cara menggabungkan, mengkategorikan, mengklasifikasikan ulang, mensintesakan ulang explicit knowledge yang sudah ada (misalkan, analisa statistik data pasar). Dua mode lainnya adalah interaksi dan konversi antara tacit dan explicit knowledge. Externalization mengacu pada mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru (contoh, menghasilkan dokumen tertulis yang menjelaskan prosedur-prosedur  yang digunakan dalam memecahkan masalah klien tertentu). Internalization mengacu pada penciptaan tacit knowledge baru yang berasal dari explicit knowledge (contoh, mendapatkan wawasan baru melalui membaca suatu dokumen).

Knowledge Sharing

Knowledge sharing (berbagi pengetahuan) adalah penjelasan ide, wawasan, solusi, pengalaman (dengan kata lain, pengetahuan) dari satu orang ke orang lain melalui suatu perantara seperti sistem berbasis komputer, atau secara langsung. Akan tetapi, di banyak organisasi, informasi dan knowledge tidak dilihat sebagai sumber daya organisasi yang harus dibagikan tetapi dianggap sebagai senjata kompetitif yang harus dirahasiakan. Anggota-anggota organisasi mungkin saja membagikan knowledgenya dengan penuh ragu; karena mereka menganggap bahwa mereka akan kurang memiliki value apabila knowledgenya menjadi domain publik organisasi. Penelitian dalam organizational learning dan Knowledge Management (KM) menunjukkan bahwa beberapa kondisi yang bisa mempengaruhi antara lain; kepercayaan (trust), kepedulian atau minat, dan penggunaan bahasa yang sama; menumbuhkan akses pada anggota-anggota yang berpengetahuan luas; dan suatu kultur yang ditandai dengan adanya otonomi, redundancy, keragaman keperluan, keinginan, dan fluktuasi.

Knowledge Seeking

Knowledge seeking (pencarian pengetahuan), atau disebut juga knowledge sourcing, adalah proses pencarian dan penggunaan knowledge internal organisasi. Kurangnya waktu atau kurangnya reward bisa menghambat proses knowledge sharing, demikian juga halnya dengan knowledge seeking. Orang kadang cenderung untuk tidak lagi menggunakan knowledge yang sama bila mereka merasa bahwa review terhadap kinerja mereka didasarkan pada orisinalitas atau kreativitas ide-ide baru. Kasus ini sering dihadapi oleh karyawan marketing pada perusahaan comsumer-goods.

Karyawan bisa saja sangat terlibat dalam knowledge creation, sharing, dan seeking dengan atau tanpa menggunakan piranti-piranti TI (teknologi informasi). Contohnya, storytelling (mendongeng/bercerita) adalah pendekatan kuno untuk memindahkan dan mengumpulkan knowledge. Berbagai nuansa mengenai bagaimana suatu kisah diceritakan mengisyaratkan ke si penerima knowledge mengenai bagian mana yang penting dan bagian mana yang detil. Storytelling bisa dianggap sebagai bentuk best practices secara verbal.

Baca juga review singkat artikel ini di: Review tentang Aktivitas dalam Knowledge Management

Daftar link seri Knowledge Management:

• Konsep & Definisi Knowledge Management - Seri Knowledge Management (1)
• Pembelajaran dan Transformasi Organisasi - Seri Knowledge Management (2)
• Aktivitas dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (3)
• Beberapa Pendekatan terhadap Knowledge Management - Seri Knowledge Management (4)
• Teknologi Informasi dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (5)
• Implementasi Knowledge Management Systems - Seri Knowledge Management (6)
• Peranan Management dan Karyawan dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (7)
• Memastikan Keberhasilan Effort Knowledge Management - Seri Knowledge Management (8)